Dział HR rzeczywistym partnerem biznesowym - jak poprawić pozycję działu HR w organizacji?

2008-05-10

Zofia Boni


Niedawno opublikowano badania dotyczące roli działów HR w organizacjach oraz ich postrzegania. Okazało się, iż są one słabo oceniane i według wielu badanych pracowników nie mają dużego znaczenia dla organizacji. Tendencja ta widoczna jest w całej Europie, jednak w Polsce sytuacja jest jedną z najbardziej niepokojących. Przyczyny tego zjawiska częściowo tkwią w sposobie zarządzania w Polsce oraz związane są z charakterem działów personalnych. Dzięki kompleksowym i strategicznym metodom postępowania dział HR może osiągnąć rolę rzeczywistego partnera biznesowego i poprawić swój wizerunek w organizacji.

 

Niska ocena działów HR

"Barometr HR 2008" został przygotowany przez Benefactor i serwis GazetaPraca.pl. Celem badania było poznanie opinii na temat roli i metod funkcjonowania działów personalnych w Polsce oraz zdefiniowania głównych wyzwań, które przed nimi stoją. Zostało ono przeprowadzone w formie ankiety internetowej w okresie między styczniem a marcem 2008r., na próbie 1375 osób, w tym 156 z działów HR.
Z raportu na podstawie "Barometru HR 2007" wynika, że osoby z działów personalnych są przekonane o tym, że nie zajmują się tym, czym powinny, poświęcając większość czasu na działania o charakterze administracyjnym. W tegorocznym badaniu 80% respondentów ponownie określiło pracę działów personalnych jako ograniczającą się do działań administracyjnych oraz nie związaną z tym, czym te działy powinny się zajmować. Zostały one bardzo nisko ocenione, pojawiły się komentarze, że nie wnoszą do firmy żadnych wartości, a wręcz przeciwnie - są tylko źródłem niepotrzebnych kosztów.

 

Rozbieżność priorytetów

Na początku tego roku firma Hewitt Associates, specjalizująca się w kompleksowym doradztwie biznesowym, opublikowała wyniki europejskiego badania trendów w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi „Barometr HR 2008 - 2010". Badanie objęło przedsiębiorstwa europejskie zatrudniające w sumie 2,2 mln pracowników, reprezentujące różne dziedziny gospodarki.
Przedmiotem badania była rola działów personalnych w organizacjach. Zarządy firm pytano m.in. o wyzwania, przed jakimi stoją obecnie przedsiębiorstwa europejskie oraz jaką ich zdaniem rolę w radzeniu sobie z tymi wyzwaniami może pełnić dział HR - w jaki sposób można korzystać z funkcji zarządzania zasobami ludzkimi. Wyniki badania pokazały znaczną rozbieżność pomiędzy oczekiwaniami kierownictwa firm w stosunku do działów personalnych, a priorytetami tych działów i opiniami na temat oceny obecnego poziomu realizacji działań uznanych za najistotniejsze. Zdaniem konsultantów z Hewitt Associates, rozbieżność opinii wynika m.in. z różnych modeli działania obu zainteresowanych stron: zarząd nastawiony jest głównie na dostarczanie wymiernych wyników, podczas gdy działy personalne najczęściej posługują się długofalowymi narzędziami.

 

Przyczyny słabej pozycji działów HR

Działy HR w Polsce są nisko oceniane zarówno przez pracowników innych działów, jak i tych należących do działów personalnych. Priorytety działów HR mijają się z celami określanymi przez zarząd. Warto zadać sobie pytanie co jest przyczyną takiego stanu rzeczy. Jakie są powody niskiej pozycji działów personalnych w organizacjach?
Przede wszystkim idea zarządzania zasobami ludzkimi pojawiła się w Polsce dopiero w latach 90-tych, jest więc stosunkowo młoda. Dopiero od pewnego czasu zaczęto w Polsce doceniać i inwestować w kapitał ludzki. Rola działów personalnych często skoncentrowana jest jedynie wokół prac administracyjnych, przygotowywania dokumentacji personalnej czy naliczania wynagrodzeń ponieważ w polskich firmach brakuje świadomości, czym taki dział mógłby się zajmować oraz jak ważną funkcję mógłby pełnić. Polski HR wciąż walczy o dostrzeżenie i docenienie, wypracowuje własne sposoby działania oraz coraz częściej promuje znaczenie zarządzania zasobami ludzkimi.
Z przedstawionych wyżej badań wynika, iż działy personalne posługują się głównie systemowymi narzędziami, które postrzegane są w innych częściach organizacji jako miękkie i niepewne, i z tego względu najczęściej oceniane negatywnie. W dodatku panuje powszechna opinia o braku konkretnych wyników działów HR czy możliwości zmierzenia ich efektywności. Brakuje sprawnej komunikacji, która pozwalałaby na ujednolicenie celów. Wiąże się to z rozbieżnością oczekiwań - zarządy pragną biznesplanów, rezultatów pracy z ludźmi, mierzonych wskaźnikami biznesowymi np. wydajnością pracy, przychodami, kosztami na osobę. Ważne też by pokazywać zarządom spójność projektów HR z bieżącą strategią organizacji oraz ich znaczenie dla sukcesu, np. o ile szybciej osiągnięty zostanie cel przy zastosowaniu danego narzędzia; jakiego ryzyka, szacowanego w pieniądzu, możemy uniknąć dbając o pracowników. W ten sposób patrzący z perspektywy wskaźników zarząd będzie lepiej rozumiał wkład HR w rozwój organizacji. Można z góry założyć, że niedoceniane będą wszystkie inicjatywy, których rezultatów nie jesteśmy w stanie najpierw oszacować, a następnie zmierzyć.

 

Dział HR jako rzeczywisty partner biznesowy

Warto zaplanować poprawę wizerunku działu HR w organizacji. Wymaga to nie tylko proklienckiego i biznesowego podejścia, lecz również stania się partnerem, który rozumie cele biznesu i wie, jak je osiągać poprzez działania personalne, a także potrafi do tego przekonywać oraz to udowadniać. Dział HR staje się rzeczywistym partnerem biznesowym, gdy skupia się na kompleksowym działaniu w dwóch powiązanych ze sobą obszarach. Pierwszym z nich jest miejsce, jakie zajmuje dział HR w organizacji oraz jaki ma zakres wpływów. Drugim - działania z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi.

 

Pozycja działu HR w organizacji

Działy personalne, które zajmują strategiczną pozycję w organizacji na różne sposoby zapewniają sobie udział w zarządzaniu. Jednym z takich sposobów jest opracowywanie techniki personalnej do każdego działania podejmowanego przez zarząd. Inną tego rodzaju aktywnością jest zwiększanie zyskowności lub zmniejszanie kosztów poprzez działania związane z ludźmi. Na istotną pozycję działów HR wpływa definiowanie wspólnych priorytetów i dążenie do osiągania tych samych celów co organizacja. Wówczas działy personalne stają się współodpowiedzialne za dobre wyniki firmy oraz za nie nagradzane.

 

Aktywność i funkcje działu HR

Działy HR operując konkretnymi wskaźnikami poprawiłyby swój wizerunek w organizacji. Zmniejszanie kosztów rotacji pracowników oraz zwiększanie efektywności ich pracy wpłynęłoby na docenienie działu HR, a także na poprawę jego pozycji. Jednym z narzędzi pozwalających osiągnąć te cele jest „Psychiczne BHP". Jest to kompleksowy system zarządzania kondycją i efektywnością w organizacji, który pozwala na zwiększenie jakości pracy, osiąganie lepszych wyników oraz usprawnienie komunikacji. Wpływa także na poprawę pozycji działu HR. „Psychiczne BHP" składa się z dwóch części - Badania Satysfakcji Pracowników oraz rozwoju efektywności własnej pracowników. Dzięki tym narzędziom można redukować i kontrolować olbrzymie koszty związane z rotacją personelu przy równoczesnym zwiększaniu efektywności pracy.
Badanie Satysfakcji Pracownika pozwala określić oczekiwania pracowników różnych działów oraz rozpoznać istniejące problemy. Dzięki temu można np. zoptymalizować systemy świadczeń; sprecyzować rozwój menedżerski, tak aby osiągnąć konkretną zmianę widoczną w badaniu rok do roku,; wybrać te zmiany proponowane przez pracowników, które wiążą się ze wzrostem efektywności lub spadkiem kosztów pracy.
Indywidualne podejście do pracownika umożliwia zmierzenie efektywności działań z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi. Badaniem, które przynosi bardzo dobre wyniki w tym zakresie jest badanie siły i odporności psychicznej, która decyduje o efektywności pracowników. Monitorowanie i rozwój czynników z tym związanych pozwalają pokazać jak sytuacja w organizacji odnosi się do populacji pracującej w Polsce. Dzięki temu organizacja może budować przewagę strategiczną poprzez ludzi.
„Psychiczne BHP" pozwala całościowo zadbać o pracownika oraz znacząco poprawić wyniki jego pracy, a tym samym wyniki organizacji. Efektywne działania w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi oraz konkretne wyniki przekładają się na poprawę wizerunku działu HR oraz czynią go realnym partnerem biznesowym.

 

Perspektywy dla działów HR

W wyniku zmian na polskim rynku pracy, związanych np. z emigracją, przed działami HR pojawia się wiele wyzwań. Dotyczą one przede wszystkim utrzymania już zatrudnionych i rekrutacji nowych pracowników oraz zarządzania zmianami.
Związane jest to ze wzrostem znaczenia indywidualnych działań rozwojowych. W organizacjach coraz bardziej zwraca się uwagę na atmosferę w pracy oraz satysfakcję pracowników, przy jednoczesnej konieczności wzrostu wydajności pracy. Dlatego coraz większego znaczenia nabiera pomiar efektywności organizacji oraz różnych jej działań i obszarów.
Zadanie stojące przed działami HR jest trudne, gdyż wymaga wyraźnej zmiany akcentów z satysfakcji na skuteczność, z intuicji na twarde dane, z opieki na wymagania. Nie oznacza to rezygnacji z tych pierwszych, lecz dokładne przyjrzenie się również tym drugim i wykorzystywanie ich w komunikacji z organizacją. To działy HR rozumieją zachowania ludzi w organizacji i dynamikę zmian w niej postępujących, znają narzędzia dostępne na rynku oraz przypadki zastosowania różnych rozwiązań. Umiejętności, w które warto zainwestować dodatkowo w działach HR to: komunikacja w „języku zarządu", znajomość branży i aktualnych problemów biznesowych oraz związanych z nimi wyzwań, a przede wszystkim strategiczne myślenie oraz planowanie w kontekście celów biznesowych organizacji.
W ciągu ostatnich dwóch lat pojawił się wyraźny trend zmieniający sposób myślenia o roli działów HR. Otrzymują one coraz większe budżety i coraz bardziej zaawansowane narzędzia. W związku z nowymi wyzwaniami na rynku pracy oraz dalszą potrzebą wzrostu konkurencyjności, konieczna będzie zmiana stylu zarządzania na wszystkich poziomach i zmiana polityki organizacji w stosunku do pracowników. Wiąże się to ze wzmocnieniem pozycji i znaczenia działów personalnych.
Mamy nadzieję, że będziemy Państwu w tym pomocni.